Экономия средств на деловые поездки с помощью онлайн решений по бронированию авиабилетов и гостиниц

В рамках подготовки к V Международной Конференции и Юбилейной Выставке Sabre Корпоративные Путешествия, SCTC 2015, которые состоятся в Алматы 25 ноября, Глобальная Система Бронирования Sabre Travel Network (подразделение Sabre Corporation) — лидирующий поставщик технологий для мировой индустрии туризма и путешествий, представленным в 160 странах, изучил вопросы оптимизации расходов на командировки с помощью онлайн бронирования и рекомендации международных экспертов по организации бизнес поездок корпораций.

Девальвация, имевшая место в феврале прошлого года, плавающий курс тенге в этом, рост цен на услуги авиакомпаний и отелей обострили необходимость экономии на деловые путешествия в Казахстане и придали еще большую актуальность поиску возможностей оптимизации расходов и совершенствования управления. Учитывая, что обычно деловые поездки являются второй или третьей крупной статьей административных расходов в компаниях, понятно, что отныне всем казахстанским организациям придется как-то перераспределять свои расходы при сжимающихся бюджетах. Результаты исследования, проведенного компанией Abacus Central Asia (ныне Sabre Central Asia) в 2014 году в Алматы среди казахстанских банков показали, что казахстанские банки тратят ежегодного от 10 до 500 тысяч долларов на деловые поездки.

Традиционные способы оптимизации затрат вроде «замораживания» инвестиционных проектов развития до лучших времен и сокращения расходов на поездки, соответственно, уменьшение продаж и развитие отношений с клиентами и партнерами, в краткосрочной перспективе позволяют сократить расходы, но в долгосрочной перспективе такая экономия создает для компании в будущем риски потери доли рынка и снижение продаж по сравнению с теми, кто не перестает вкладывать и развиваться. Даже «пересаживание» сотрудников с самолетов на поезда внутри страны на первый взгляд сокращает затраты, но одновременно снижает производительность труда и увеличивает продолжительность командировок за счет более длительного путешествия, что ложится дополнительной нагрузкой на бюджет и увеличивает объем командировочных расходов и компенсации на проживание. В любой компании существуют внутренние резервы по оптимизации, возможно, нужно присмотреться к чему-либо, поискать «жирок», ну или сесть на «финансовую диету», вместо того, чтобы рубить с плеча по бизнес поездкам сотрудников, которые приносят доход или позволяют найти новых клиентов.

Онлайн инструменты могли бы помочь компаниям планировать свои расходы разумнее, создать условия для прозрачности и контроля бронирования авиабилетов или проживания в отелях, управлять расходами на деловые поездки более комплексно и т.д.

Практика показывает, что онлайн онлайну рознь, т.е. такие инструменты онлайн бронирования подходят не всем, а только тем, кто готов разбираться в нюансах, открыт к инновациям, имеет соответствующую мотивацию к поиску оптимальных вариантов по цене и качеству, также хочет упростить устаревшие процедуры или сделать процесс закупок прозрачнее. В последнее время популярными в Казахстане становятся уже традиционные на западе OTA (Online Travel Agency), автоматизированные агентства, обслуживающие клиентов через сайт в Интернете.

Первоначально онлайн бронированием пользовались только индивидуальные туристы, так как основной мотивацией для них является экономия, и они готовы потратить немного времени, чтобы найти себе наиболее дешевый вариант. А у авиатурагентств, работающих с корпоративными клиентами, требования по качеству сервиса обычно выше, и существуют определенные особенности, связанные с надежностью, безопасностью и финансовой стабильностью тревел партнера, которые и отличают работу с классическими туристами от обслуживания деловых путешественников в крупных компаниях.

Для крупного бизнеса существуют также корпоративные сервисы онлайн бронирования, которые пользуются большим спросом особенно в моменты экономической нестабильности и необходимости экономии. Подобные инструменты могут включать в себя специальные скидочные условия (корпоративные тарифы) от авиакомпаний, отелей и других поставщиков, предоставляемые для конкретного клиента, имеющего значительный объем расходов на поездки и проводящего грамотную закупочную деятельность.

На данный момент есть очень много IT разработок, такие как от британской компании YouGov, канадской компании CTMS или английской компании KDS travel, которые помимо прочего создали функционал онлайн бронирования для бизнес клиентов, также заслуживает особого внимания лидирующие решения по онлайн бронированию и управлению командировками типа GetThere от глобальной системы бронирования Sabre, которой пользуются более 50% компаний Fortune 500 в Америке и более 95 других стран или TripPlan – популярное решение для организации бизнес поездок компаний в Азиатско-Тихоокеанском регионе.

Другими словами, существует множество онлайн решений и продуктов, помогающих оптимизировать и управлять расходами на деловые путешествия, совмещая в себе преимущества традиционных онлайн каналов для туристов и требования компаний по безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

Согласно результатам исследования проведенного британской компании YouGov, одного из мировых лидеров в области управления затратами на деловые поездки, компании могут сократить свои расходы на управление деловыми поездками на 50% путем автоматизации, одновременно повысив соблюдение тревел политики на 30-50%. Исследование проводилось в начале 2014 года и выяснилось, что соблюдение мер по оптимизации расходов на деловые путешествия должно стать неотъемлемой частью бизнес стратегии любой компании.

Одним из путей к повышению эффективности управления расходами является создание корпоративной культуры с определенными ценностями, нацеленными на экономию расходов компании, как если бы человек покупал авиабилет или номер в отеле за свой счет. На практике результативным инструментом часто оказывается система поощрений для сотрудников, соблюдающих меры по оптимизации расходов и стремящихся продвигать корпоративную культуру.

Почти к таким же выводам пришел опрос, проведенный в первой половине 2014 года компанией Sabre Travel Network Asia Pacific среди 82-х крупнейших компаний Азиатско-Тихоокеанского региона, оказывающих услуги по организации бизнес-поездок. Результаты исследования обнаружили возможности по оптимизации за счет более грамотного планирования и оперативного контроля расходов на поездки, реализация которых может резко повысить эффективность управления деловым туризмом. 83% опрошенных считают, что соблюдение трэвел политики позволяет экономить финансовые средства. Три четверти респондентов сокращают расходы на поездки путем получения скидок от тревел партнеров. Значительная часть опрошенных специалистов рекомендует бизнес клиентам планировать поездки заранее и желательно у определенного консолидированного тревел агентства.

Исследование Sabre по корпоративным практикам в бизнес тревел выявил 7 новых макро трендов в Азии, что подтверждает прошлогодний анализ, определивших 5 трендов в деловых поездах при оптимизации процессов контроля, соблюдения тревел политики, а также созданию более благоприятных условий для деловых путешественников.

Первый тренд — консолидация контента. Компании по управлению поездками (TMC, Travel Management Company) и агентства по корпоративным путешествиям (CTA, Corporate Travel Agency) выражают всё большую озабоченность, связанную с проблемами консолидации информации из нескольких источников в единый, согласованный маршрут. Это порождает риски и проблемы при внесении корректировок в брони созданные в разных каналах в случае изменения планов во время путешествия (например, задержка стыковочного рейса). Объединение всех данных по поездкам, по отелям и другим поставщикам помогает легче решать вопросы с организацией поездок, особенно когда командировка состоит из множества компонентов, а также оптимизировать расходы. Технологии и надежный партнер среди агентств может объединить разрозненные предложения поставщиков, предлагая новые фиксированные и динамичные опции, что позволит как компаниям, так и ТМС/СТА лучше справляться с запросами своих клиентов, при этом постоянно повышать качество услуг.

Второй тренд в оптимизации расходов — это включение дополнительных авиа услуг. Дело в том, что в деловых поездках самыми популярными дополнительными платными услугами обычно являются регистрация сверхнормативного багажа, выбор места в самолете и VIP залы ожидания. Контроль такого рода расходов и включение их в трэвел политику, а также использование технологий для резервирования таких услуг поможет оптимизировать расходы, которые часто могут выходить за рамки утвержденных бюджетов.

Третий тренд — возможность онлайн самообслуживания. Учитывая, что в мире растет число представителей поколения X и Y, предпочитающих самостоятельно делать все через Интернет, то понятно, что онлайн самообслуживание необходимо для поддержки деловых путешественников, чтобы они могли планировать свою поездку и управлять расходами на ходу в условиях динамично меняющейся ситуации. Это уже требование времени и потребность современных клиентов, тем более технический прогресс позволяет воспользоваться преимуществами инноваций.

Четвертый тренд — это включение мобильных решений. Согласно данным Института Advito, 25% всех бронирований в ближайшем будущем будет осуществляться через мобильный телефон, что налагает определенные требования к сайтам и готовности поставщиков разрабатывать свои собственные мобильные приложения или использовать готовые решения от глобальных систем бронирования, таких как Sabre Travel Network, не требующие больших инвестиций и длительного обучения.

Наконец пятый тренд — автоматизация управления расходами. К примеру, по данным Sabre, компании расходуют на 15% больше своих трэвел бюджетов из-за расходов на незапланированные услуги, при этом характер расходов меняется.

В ситуации экономической нестабильности в мире, процесс оптимизации бюджетов продолжает оставаться одним из главных приоритетов любой компании. Поэтому онлайн инструменты бронирования, корпоративное онлайн обслуживание и внедрение мобильных технологий сделают процесс организации поездок более быстрым, прозрачным и безопасным в соответствии с запросами современных потребителей. Практика показала, что сопротивление инновациям и технологическому прогрессу для компаний любого масштаба смерти подобно и любое замедление роста, это сигнал о возможной стагнации, что также характерно для динамично меняющейся индустрии туризма.


comments powered by Disqus

Топ компаний

  1. ESET  367
  2. Intel  159
  3. Лаборатория Касперского  153
  4. Microsoft  149
  5. Samsung Electronics  148
  6. Google  74
  7. Dell  60
  8. Qiwi  35
  9. Cisco Systems  27
  10. McAfee  24